Beneficjenci mają obowiązek korzystania z systemu fakturowania, który dostępny jest pod adresem www.faktury.inkubatory.pl . Pomoc do systemu można uzyskać na www.faktury.inkubatory.pl/pomoc .
Dane dostępowe do systemu fakturowania wysyłane są drogą mailową do 7 dni roboczych od daty rozpoczęcia działania w programie pomocy AIP. Hasło należy zmienić natychmiast po otrzymaniu maila z danymi dostępowymi do systemu.
Do systemu fakturowania wprowadzane są:
- faktury sprzedażowe
- faktury kosztowe
- umowy i rachunki do umów
Faktury, umowy i rachunki do umów niewprowadzone do systemu fakturowania i niezautoryzowane przez Lidera (Dyrektora) lub Głównego Koordynatora traktowane są, jako nieistniejące!
Lider (Dyrektor) AIP nie autoryzuje faktur kosztowych, umów i rachunków, do których w systemie fakturowania nie zostały podpięte, jako załączniki zeskanowane odpowiednie dokumenty.
Faktury kosztowe przyjmowane od kontrahentow powinny być wystawiane na następujące dane:
Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości
ul. Piękna 68
00-672 Warszawa
NIP PL 524 249 5143
Każda sprzedaż musi być udokumentowana - fakturą VAT lub nabita na kasę fiskalną.
Faktura VAT musi być wystawiona nie później niż 7 dni od daty sprzedaży.
Faktury sprzedażowe mogą być wystawiane tylko i wyłącznie poprzez system faktur AIP.
Faktura wprowadzona przez Beneficjenta, która nie została zautoryzowana przez Lidera (Dyrektora AIP) lub Głównego Koordynatora jest fakturą PRO-FORMA.
Faktury PRO FORMA to faktury niemające wartości formalnoprawnej, pełniące rolę jedynie oferty handlowej.
Wartość formalnoprawną mają jedynie faktury zaakceptowane (=zautoryzowane) przez Lidera (Dyrektora) AIP lub Głównego Koordynatora .
RÓŻNICE MIĘDZY FAKTURĄ PRO FORMA A FAKTURĄ VAT:FAKTURA PRO-FORMA:
Czy ma wartość formalno-prawną ? NIE, stanowi ofertę handlowa.Nie podlega zaksięgowaniu.
Podaje informacje Kontrahentowi o:
- złożonym zamówieniu
- terminie wpłaty
- numerze konta do wpłaty
Nazwisko widniejące na fakturze - Beneficjenta
FAKTURA VAT:
Czy ma wartość formalno-prawną ? TAK, informuje o zawartej transakcji.Podlega zaksięgowaniu.
Podaje warunki zawartej umowy, informuje o:
- złożonym zamówieniu
- terminie wpłaty
- numerze konta do wpłatyNazwisko widniejące na fakturze:
Osób działających na podstawie pełnomocnictwa AIP:
- Lidera AIP
- Głównego Koordynatora
UWAGA:
Niemniej jednak podpis odbiorcy na fakturze oznacza jego akceptację, która jest warunkiem koniecznym do uzyskania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym (jest tańsze i o wiele krótsze niż postępowanie sądowe). Ponadto podpisana faktura w przypadku braku umowy na wykonanie usługi bądź dokonanie dostawy może być często jedynym dowodem.
Natomiast na fakturze korygującej podpis sprzedawcy i nabywcy wraz z datą jest niezbędny – gdyż potwierdza on datę odbioru faktury dla celów ustalenia skutków faktury korygującej (czyli zwiększenia bądź zmniejszenia obciążenia podatkiem VAT). Również nota korygująca stanowiąca korektę danych sprzedawcy bądź nabywcy na fakturze musi być opatrzona podpisem obu stron.
Uwagi przy wystawianiu faktur sprzedażowych:
- Przy refakturowaniu kosztów za opłaty pocztowe, media (woda, energia elektryczna itp.) stawka VAT wynosi 22%.
- Termin wystawienia faktury lub nabicia na kasę fiskalną wynosi 7 dni od otrzymania pieniędzy lub sprzedaży towaru i usług.
- Faktury za usługę szkolenia – stawka VAT „zw”
- Wykonanie usługi poza granicami kraju – stawka VAT „NP.”.
- Przy wykonaniu usługi w krajach UE konieczne jest wpisanie treści na fakturze np. w uwagach:
- „Przy każdej stawce VAT innej niż 22% konieczne jest podanie numeru PKWiU.
UWAGA! W przypadku zawarcia transakcji z innym Pionem AIP, nie wystawiana jest faktura VAT, ale nota księgowa.
Not nie należy wstawiać do systemu fakturowania, natomiast tak jak inne dokumenty księgowe, trzeba je dostarczyć Liderowi (Dyrektorowi) AIP za miesiąc poprzedni.
Zgodnie z § 6 pkt. 8 Regulaminu Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości Beneficjent ma obowiązek dostarczenia Dyrektorowi AIP pełnej dokumentacji księgowej dotyczącej realizowanego przedsięwzięcia najpóźniej do 2 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Jeśli Beneficjent nie dostarczył Dyrektorowi AIP pełnej dokumentacji księgowej dotyczącej realizowanego przedsięwzięcia w wyznaczonym terminie, Dyrektor AIP ma obowiązek nałożenia sankcji dyscyplinarnych zgodnie z § 8 Regulaminu. Kara ta zostanie pobrana z bieżących środków, a w przypadku braku takiej możliwości – z przyszłych.
Wszystkie składane przez Beneficjenta dokumenty muszą być wprowadzone do systemu fakturowania przed końcem miesiąca.
Ostatni termin zgłoszenia dokumentów do autoryzacji, to ostatni dzień miesiąca do godz. 20:00. Dokumenty złożone w biurze AIP, a niewidniejące w systemie fakturowania nie zostaną przyjęte!
Każda faktura dostarczona do biura AIP powinna być odpowiednio opisana.
Faktury sprzedażowe należy opisać na przedniej stronie ołówkiem:
A) JEŻELI FAKTURA ZOSTAŁA ZAPŁACONA PRZELEWEM:
„Faktura zapłacona przelewem na konto (wpisać cztery ostatnie cyfry konta Pionu w AIP) w dniu (data wpłaty)”
Przykład:
Faktura zapłacona przelewem na konto 1000 w dniu 15.04.2009.
B) JEŻELI FAKTURA NIE ZOSTAŁA JESZCZE ZAPŁACONA:
„Faktura nie została jeszcze zapłacona”
Każda faktura kosztowa musi być opieczętowana na odwrotnej stronie i opisana zgodnie ze stanem faktycznym.Informacje powinny być naniesione na pieczęć w sposób trwały – niezmazywanym artykułem piśmienniczym.
Pieczęć do opisu dostępna jest w biurze AIP przy PPPT.
Beneficjent jest zobowiązany do wypełnienia oznaczonej kolorem żółtym na przykładzie części pieczęci:
Widniejący na pieczątce zwrot „Zakupiono: towar do odsprzedaży/ na potrzeby działalności” i właściwy sposób jego oznaczenia najprościej jest wytłumaczyć na podstawie przykładu:
Beneficjent Jan Kowalski zajmuje się sprzedażą sprzętu komputerowego, w tym komputerów przenośnych. Dlatego zakupiony przez niego laptop w celu dalszej odsprzedaży jest „towarem do odsprzedaży”, który księgowo ewidencjonuje na stanie magazynowym. Natomiast, jeżeli Beneficjent zakupi ten sam komputer z przeznaczeniem do użytku własnego w ramach prowadzonej działalności – wówczas na fakturze stanowiącej dowód zakupu musi być zaznaczone, iż jest to „zakup na potrzeby działalności”.
Nie są księgowane faktury zakupu paliwa, artykułów spożywczych, alkoholu,ubrań, wyposażenia domu itp. jeśli nie są przeznaczone do dalszej sprzedaży.
Księgowane są tylko oryginały dokumentów.
Zaksięgowane będą tylko te dokumenty które stanowią koszt uzyskania przychodu.
Jeśli faktura kosztowa dotyczy sprzedaż zwolnionej należy dodatkowo umieścić o tym informacje na odwrocie faktury.
W przypadku, gdy faktura została zapłacona przelewem ze środków AIP – należy zapisać 4 ostatnie cyfry numeru rachunku wraz z datą dokonania zapłaty.
Na konto iBRE mają obowiązek wpływać wszystkie należności od klientów, wynagrodzenie może być wypłacone tylko i wyłącznie z konta iBRE.
Każdy beneficjent w ramach preinkubacji otrzymuje dostęp do własnego, bezpłatnego subkonta bankowego, na którym powinny być przechowywane jego środki finansowe pozyskane w ramach prowadzenia działalności w AIP. Koszty przelewów z subkonta beneficjenta pokrywa sam beneficjent.
Subkonto bankowe dostępne jest w BRE Banku S.A., w oddziale „iBRE”.
Dostęp do konta wysyłany jest drogą mailową do 7 dni roboczych od rozpoczęcia działania w programie pomocy AIP. Koszty przelewów z subkonta beneficjenta pokrywa sam beneficjent.
Logowanie:
Na subkonto logujemy się poprzez stronę www.ibre.com.pl.
Wybieramy sposób identyfikacji „Hasło”, w polu „identyfikator” wpisujemy nasze własne ID, które wcześniej otrzymaliśmy od Lidera (Dyrektora) wraz z pierwszym hasłem.
Aby wykonać przelew z konta iBRE należy utworzyć NOWE ZLECENIE oraz skierować do autoryzacji (aby przelew został zrealizowany musi zostać zautoryzowany przez Lidera - Dyrektora).
Autoryzacja faktur kosztowych w systemie fakturowania odbywa się po dostarczeniu oryginalnych i opisanych faktur kosztowych do oddziału AIP.
Autoryzacja faktur przychodowych w systemie fakturowania oraz przelewów w systemie iBRE odbywa się w dniach roboczych.
Faktury sprzedażowe oraz przelewy skierowane do autoryzacji do godz. 19:00 autoryzowane są w godzinach od 19:00 do 7:30 rano. Pozostałe, przechodzą na następny dzień roboczy.
1. Informowanie o złożonych przelewach i fakturach:
Beneficjent ma obowiązek poinformować Dyrektora oraz Głównego Koordynatora o wprowadzeniu faktury lub przelewu do autoryzacji poprzez e-mail na adres info@aipplock.pl z tytułem:
NAZWA PIONU – PRZELEW – LICZBA PRZELEWÓW
NAZWA PIONU – FAKTURA SPRZEDAŻOWA – LICZBA FAKTUR
- W przypadku zaistnienia błędu w wystawionej fakturze – Lider/Główny Koordynator nie akceptuje faktury i informuje o błędzie Beneficjenta poprzez e-mail.
- W przypadku zaistnienia błędu w zdefiniowanym przelewie – Lider cofa przelew do edycji i informuje o tym Beneficjenta poprzez e-mail.
- W przypadku odmowy autoryzacji przelewu – Lider odrzuca autoryzację oraz podaje przyczynę odmowy autoryzacji w systemie iBRE oraz informuje o tym Beneficjenta poprzez e-mail.
Szczegółowe informacje o definiowaniu i autoryzowaniu przelewów w systemie iBre - znajdują się w Załączniku "Definiowanie przelewów" - POBIERZ
2. Realizacja przelewów:
UWAGA!
Lider (Dyrektor) AIP nie autoryzuje przelewów Beneficjentowi, jeśli posiadane przez niego środki nie są wystarczające.
Beneficjent definiując przelew do autoryzacji powinien uwzględnić bieżące płatności na rzecz AIP tj. podatek VAT, oraz opłatę za preinkubację lub opłatę dodatkową na rzecz działu finansowo-księgowego.
W przypadku, gdy koniecznym jest wpisanie w tytule numeru identyfikującego zlecenie (np. na podstawie faktury pro-forma) koniecznym jest połączenie tej faktury do właściwego dokumentu, co pozwoli księgowym na skojarzenie przelewu z konkretnym dokumentem księgowym.
Lider AIP nie autoryzuje przelewu tytułem wypłaty wynagrodzenia na podstawie umowy zlecenie/o dzieło przed dostarczeniem przez Beneficjenta kompletnych i podpisanych we właściwych miejscach dokumentów.
Nie jest dopuszczalnym łączenie przelewów, z co najmniej dwóch tytułów - np. zwrot za fakturę nr xxx oraz wypłata wynagrodzenia zgodnie z umową o dzieło z dnia xxx.
Każda operacja wykonana na koncie bankowym Beneficjenta musi mieć uzasadnienie w dokumencie księgowym – również wpływ środków od kontrahenta.
Niedozwolonym jest przekazywanie na konto bankowe środków prywatnych Beneficjenta lub środków należnych innemu podmiotowi gospodarczemu.
Beneficjent nie ma możliwości zasilania subkonta AIP.
W przypadku dokonania płatności na konto Dyrektor ma dwie możliwości postępowania:
- Wystawić fakturę VAT, gdzie wpłacona kwota odpowiada kwocie brutto z faktury - wówczas jest to sprzedaż danego AIP i stanowi jego przychód
- Dokonać niezwłocznie zwrotu wpłaconych środków na konto, z którego dokonano płatności, tytułem: zwrot nienależnie przelanej kwoty.
UWAGA! Wszelkie wpłaty i wypłaty z subkonta powinny być udokumentowane w postaci dokumentu księgowego znajdującego się w systemie fakturowania.
W przypadku umów zlecenie, o dzieło, o pracę wypłata wynagrodzenia następuje tylko i wyłącznie przez konto przydzielone Beneficjentowi w Bre Banku.
Beneficjent chcący wypłacić środki z subkonta, zobowiązany jest do wystawienia umowy zlecenia i rachunku.Może również możliwość uzyskać zwrot z tytułu faktur zapłaconych wcześniej z prywatnych środków.
Tytuły przelewów akceptowane przez Dyrektora zostały zapisane w Procedurze definiowania przelewów.
Wszelkie wpłaty i wypłaty z subkonta powinny być udokumentowane w postaci dokumentu księgowego znajdującego się w systemie fakturowania oraz dostarczonego do biura AIP do 2 następnego m-ca po dacie wystawienia faktury / rachunku do umowy.
Szczegółowe informacje o definiowaniu i autoryzowaniu przelewów w systemie iBre - znajdują się w Załączniku "Definiowanie przelewów" - POBIERZ
|
|